Verwalterwechsel-Service
Der Wechsel der Hausverwaltung scheitert selten am Willen – sondern an Übergabechaos, fehlenden Unterlagen und der Angst vor einer Verwaltungslücke. Wir übernehmen den kompletten Übergang: strukturiert, dokumentiert und in der Regel innerhalb von 30 Tagen.
Sie prüfen noch, ob ein Wechsel der richtige Schritt ist? Machen Sie den 3-Minuten-Verwaltungs-Check.
Der 30-Tage-Übergabeplan
Tage 1–5 · Bestandsaufnahme
Wir sichten die Ausgangslage (Vertrag, Kündigungsfristen, WEG-Beschlusslage), definieren den Stichtag und erstellen den Übergabefahrplan.
Tage 5–10 · Formalitäten
Bei WEGs begleiten wir Abberufung und Neubestellung bis zur Versammlung; bei Miet- und Sondereigentumsverwaltung übernehmen wir die Kündigungs- und Vollmachtsformalitäten.
Tage 10–25 · Übergabe
Wir fordern alle Unterlagen strukturiert beim Altverwalter an (Eigentümerlisten, Abrechnungen, Verträge, Schlüssel, Rücklagen) und dokumentieren Vollständigkeit und Lücken.
Tage 20–30 · Go-Live
Konten und Lastschriften werden umgestellt, Dienstleister und Versorger informiert, Mieter und Eigentümer erhalten ein klares Anschreiben mit neuen Ansprechpartnern.
Ab Tag 30 · Regelbetrieb
Objektbegehung, Pflichten- und Fristenkataster, erster Objektbericht – Ihre Verwaltung läuft, nachweisbar und ohne Lücke.
Was wir im Wechsel komplett übernehmen
- Prüfung von Vertrag, Fristen und Beschlusslage vor der Kündigung
- Begleitung von Eigentümerversammlung, Abberufung und Neubestellung (WEG)
- Strukturierte Unterlagenanforderung beim Altverwalter inkl. Nachverfolgung
- Übernahme von Konten, Rücklagen, Lastschriften und offenen Vorgängen
- Information an Mieter, Dienstleister, Versorger und Versicherer
- Dokumentierte Übergabe-Checkliste mit Vollständigkeitsnachweis
- Aufbau von Pflichten- und Fristenkataster ab Tag 1
- Nahtloser Notdienst ab Stichtag – keine unbetreute Phase
Warum die Verwaltungslücke das eigentliche Risiko ist
Zwischen Kündigung und funktionierender Neuverwaltung passieren die teuren Fehler: Abrechnungsfristen laufen ab, Versicherungsfälle bleiben liegen, niemand fühlt sich für Notfälle zuständig. Laut VDIV gelten 70 Prozent der Verwaltungen als überlastet – entsprechend zäh laufen Übergaben, wenn niemand sie aktiv steuert. Genau deshalb behandeln wir den Wechsel als eigenes Projekt mit Fahrplan, Verantwortlichem und Stichtag statt als Nebenbei-Aufgabe.
Zum Selbst-Prüfen und Abhaken: Unsere Verwalterwechsel-Checkliste zum Ausdrucken.
Häufige Fragen
Was kostet der Verwalterwechsel-Service?
Der strukturierte Übergang ist Bestandteil unseres Onboardings: Beauftragen Sie RUBY als neue Verwaltung, ist der Wechsel-Service im ersten Verwaltungsjahr enthalten – es fallen keine gesonderten Übergabegebühren an. Die laufende Vergütung kalkulieren wir transparent, eine Orientierung liefert unser Kostenrechner.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel wirklich?
Die reine Übergabe schaffen wir in der Regel in 30 Tagen ab Stichtag. Die Gesamtdauer hängt von der Kündigungsfrist des Altvertrags und – bei WEGs – vom Termin der Eigentümerversammlung ab. Seit der WEG-Reform kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
Was passiert, wenn der Altverwalter Unterlagen nicht herausgibt?
Wir fordern strukturiert und mit Fristen an, dokumentieren jede Lücke und eskalieren notfalls über den Herausgabeanspruch der Eigentümer. Fehlende Unterlagen rekonstruieren wir pragmatisch – etwa über Banken, Versorger und Grundbuch – damit der Betrieb nicht am Altverwalter hängt.
Gibt es eine unbetreute Phase zwischen alter und neuer Verwaltung?
Nein – das ist der Kern des Services: Der Stichtag wird so gelegt und vorbereitet, dass Notdienst, Buchhaltung und Ansprechpartner ab Tag 1 stehen. Kritische Vorgänge übernehmen wir bereits vor dem Stichtag in Abstimmung mit den Eigentümern.
Übernehmen Sie auch Objekte mit Chaos-Bestand aus der alten Verwaltung?
Ja, regelmäßig. Unvollständige Buchhaltung, offene Abrechnungen oder fehlende Dokumentation sind kein Ausschlusskriterium, sondern Teil der Bestandsaufnahme – wir priorisieren dann nach Fristen und Haftungsrisiken.
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